Cách chốt sổ và in tờ rơi cho người lao động nghỉ việc

[Nghỉ Mất Sức]

Các anh chị ơi, cty em tháng 7 này có lao động nghỉ việc, e cần chốt sổ và in tờ rời cho lao động để hưởng BHTN. Anh chị nào có kinh nghiệm chia sẻ giúp e chút để e hoàn thành các thủ tục cho nhah chút ạ. Lâu lắm rồi giờ cty mới có lao động nghỉ việc nên e mới làm thủ tục này ạ

Trả lời:
Chào bạn,

Trước khi bắt đầu bất kỳ thủ tục nào liên quan đến việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động nghỉ việc, điều đầu tiên mà công ty cần làm là liên hệ với cán bộ BHXH phụ trách tại địa phương. Việc này giúp xác nhận rõ quy trình, danh mục hồ sơ cần chuẩn bị và kiểm tra xem công ty có đang nợ tiền BHXH hay không, bởi nếu còn nợ, cơ quan BHXH sẽ không thực hiện chốt sổ. Có thể gọi điện trực tiếp cho cán bộ chuyên quản hoặc đến cơ quan BHXH để hỏi cụ thể (thường thì liên hệ qua điện thoại đã được rồi), đồng thời nắm được thời gian tiếp nhận hồ sơ để tránh mất công đi lại.

Sau khi đã nắm được yêu cầu từ cơ quan BHXH, công ty cần thực hiện báo giảm lao động trên phần mềm BHXH điện tử. Nếu người lao động nghỉ trong tháng 7, việc báo giảm phải được thực hiện ngay trong tháng đó. Nếu để sang tháng 8 mới báo, công ty có thể bị truy thu thêm tiền bảo hiểm y tế do phần mềm tự động tính tham gia thêm một tháng nữa. Việc báo giảm được thực hiện qua phần mềm mà công ty đang sử dụng như Bkav Ivan, phần mềm này rất dễ sử dụng, và phải kê khai đầy đủ thông tin người nghỉ việc trước khi gửi hồ sơ điện tử.

Một bước quan trọng không thể bỏ qua là đảm bảo công ty không còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN tính đến thời điểm người lao động nghỉ. Mặc dù đã hỏi cán bộ BHXH, công ty nên chủ động kiểm tra lại trên phần mềm hoặc các bảng sao kê đóng tiền. Nếu còn khoản nợ nào, cần nhanh chóng hoàn tất nghĩa vụ đóng trước khi nộp hồ sơ chốt sổ.

Khi việc báo giảm đã được xác nhận thành công và công ty không còn nợ đọng, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ để chốt sổ và in tờ rời tại cơ quan BHXH. Hồ sơ thường bao gồm: sổ BHXH của người lao động, công văn đề nghị chốt sổ có ghi rõ thông tin người nghỉ việc, quyết định nghỉ việc và có thể cần thêm bản sao giấy tờ tùy thân. Hồ sơ này được nộp trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận của cơ quan BHXH để cán bộ kiểm tra, tiếp nhận và thực hiện các thủ tục chốt sổ, in tờ rời. Một thời gian sau, BHXH sẽ gửi sổ và tờ rơi qua đường bưu điện tới công ty bạn.

Khi đã nhận được sổ BHXH đã chốt và tờ rời thể hiện quá trình tham gia BHXH - BHTN, công ty cần bàn giao đầy đủ cho người lao động cùng với quyết định nghỉ việc và hợp đồng lao động đã thanh lý. Việc bàn giao sớm giúp người lao động hoàn tất hồ sơ kịp thời để làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp mà không bị trễ hạn.