Đoạn Video
Ảnh
Nghỉ Mất Sức
Thành viên tích cực
Trước khi những quy định mới về hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ kinh doanh cá thể quy mô nhỏ, thường có một phương thức khá linh hoạt trong việc lập và quản lý hóa đơn. Họ thường sử dụng các phần mềm kế toán hoặc phần mềm tạo hóa đơn độc lập, không nhất thiết phải kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế. Sau khi nhập liệu đầy đủ thông tin giao dịch, các phần mềm này cho phép họ xuất ra một file dữ liệu định dạng XML (eXtensible Markup Language). File XML này chính là bản thể điện tử của hóa đơn, chứa đựng toàn bộ thông tin chi tiết của giao dịch theo cấu trúc chuẩn mà cơ quan thuế yêu cầu.
Với file XML trong tay, hộ kinh doanh sẽ tự mình thực hiện các thao tác tải (upload) file đó lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các hệ thống trung gian được phép. Đây chính là hành động được hiểu nôm na là "nhập bằng tay" hay "nộp file XML thủ công". Việc này có thể nhằm mục đích để cơ quan thuế cấp mã hóa đơn cho từng lần phát sinh (đối với các hộ khoán có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ), hoặc để báo cáo dữ liệu hóa đơn định kỳ. Cách làm này mang lại sự chủ động và linh hoạt cho hộ kinh doanh trong việc lựa chọn công cụ, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn rủi ro sai sót do thao tác thủ công và không đảm bảo sự đồng bộ, liên tục của dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định hộ kinh doanh không còn được phép tự tạo và nộp file XML hóa đơn một cách thủ công, dù là bước tiến lớn trong công tác quản lý thuế, lại đang đặt ra thách thức và gánh nặng cho không ít hộ kinh doanh.
Đối với một bộ phận không nhỏ các chủ hộ kinh doanh, đặc biệt là những người lớn tuổi hoặc những người đã quen với phương thức kinh doanh truyền thống, việc thích nghi với công nghệ là một thử thách thực sự. Họ thường thiếu kiến thức cơ bản về máy tính, internet, chưa nói đến việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng hay thao tác trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Yêu cầu phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp lập hóa đơn trên nền tảng của Tổng cục Thuế để dữ liệu được truyền tự động đến cơ quan thuế khiến họ lúng túng. Việc cài đặt, cấu hình phần mềm, nhập liệu đúng định dạng, hay xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh đều trở thành một "nhiệm vụ bất khả thi" nếu không có sự hỗ trợ liên tục.
Mặc dù chủ trương là số hóa để tiện lợi hơn, nhưng thực tế, việc này lại phát sinh thêm các khoản chi phí mà nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ khó có thể gánh vác. Để phát hành hóa đơn điện tử, họ phải chi trả cho việc mua và duy trì chữ ký số, phí thuê bao phần mềm hóa đơn điện tử hàng năm. Thậm chí, một số hộ còn phải đầu tư nâng cấp máy tính, đường truyền internet để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Những chi phí này, dù nhỏ lẻ với doanh nghiệp lớn, nhưng lại là một khoản đáng kể, bào mòn lợi nhuận vốn đã eo hẹp của các hộ kinh doanh cá thể.
Từ việc quen thuộc với hóa đơn giấy, viết tay hay in ấn đơn giản, nay hộ kinh doanh buộc phải thay đổi toàn bộ quy trình làm việc. Mỗi hóa đơn phát sinh đều phải được lập, ký số và gửi đi theo quy trình điện tử. Việc theo dõi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn cũng phải được thực hiện trên hệ thống, đòi hỏi họ phải bỏ công sức và thời gian đáng kể để làm quen và thích nghi. Áp lực tuân thủ các quy định mới, dù cần thiết cho sự minh bạch, lại trở thành gánh nặng tâm lý và thời gian cho những người vốn đã bận rộn với việc kinh doanh hàng ngày.
Mặc dù cơ quan thuế đã có nhiều nỗ lực tuyên truyền, hỗ trợ, nhưng thực tế, sự hỗ trợ chưa thực sự đồng bộ và kịp thời đến từng hộ kinh doanh. Nhiều hộ kinh doanh ở các vùng sâu, vùng xa, hoặc những người không có điều kiện tiếp cận thông tin vẫn còn mơ hồ về quy định mới. Trong quá trình "tự bơi" làm quen với hệ thống, nguy cơ xảy ra sai sót trong việc lập hóa đơn, truyền dữ liệu là rất cao. Những sai sót này, dù nhỏ, có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế xử phạt, gây thêm thiệt hại và tâm lý lo lắng cho hộ kinh doanh.
Việc không còn được xuất file XML và nộp thủ công là một phần của xu thế số hóa tất yếu, nhưng để quy định này thực sự đi vào đời sống một cách hiệu quả và ít gây xáo trộn nhất, cần có sự quan tâm, hỗ trợ thực chất và toàn diện hơn nữa từ phía Nhà nước và các đơn vị liên quan, giúp các hộ kinh doanh vững vàng hơn trên chặng đường chuyển đổi số. #hộkinhdoanhthuếbhxh
Với file XML trong tay, hộ kinh doanh sẽ tự mình thực hiện các thao tác tải (upload) file đó lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các hệ thống trung gian được phép. Đây chính là hành động được hiểu nôm na là "nhập bằng tay" hay "nộp file XML thủ công". Việc này có thể nhằm mục đích để cơ quan thuế cấp mã hóa đơn cho từng lần phát sinh (đối với các hộ khoán có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ), hoặc để báo cáo dữ liệu hóa đơn định kỳ. Cách làm này mang lại sự chủ động và linh hoạt cho hộ kinh doanh trong việc lựa chọn công cụ, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn rủi ro sai sót do thao tác thủ công và không đảm bảo sự đồng bộ, liên tục của dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định hộ kinh doanh không còn được phép tự tạo và nộp file XML hóa đơn một cách thủ công, dù là bước tiến lớn trong công tác quản lý thuế, lại đang đặt ra thách thức và gánh nặng cho không ít hộ kinh doanh.
Đối với một bộ phận không nhỏ các chủ hộ kinh doanh, đặc biệt là những người lớn tuổi hoặc những người đã quen với phương thức kinh doanh truyền thống, việc thích nghi với công nghệ là một thử thách thực sự. Họ thường thiếu kiến thức cơ bản về máy tính, internet, chưa nói đến việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng hay thao tác trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Yêu cầu phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp lập hóa đơn trên nền tảng của Tổng cục Thuế để dữ liệu được truyền tự động đến cơ quan thuế khiến họ lúng túng. Việc cài đặt, cấu hình phần mềm, nhập liệu đúng định dạng, hay xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh đều trở thành một "nhiệm vụ bất khả thi" nếu không có sự hỗ trợ liên tục.
Mặc dù chủ trương là số hóa để tiện lợi hơn, nhưng thực tế, việc này lại phát sinh thêm các khoản chi phí mà nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ khó có thể gánh vác. Để phát hành hóa đơn điện tử, họ phải chi trả cho việc mua và duy trì chữ ký số, phí thuê bao phần mềm hóa đơn điện tử hàng năm. Thậm chí, một số hộ còn phải đầu tư nâng cấp máy tính, đường truyền internet để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Những chi phí này, dù nhỏ lẻ với doanh nghiệp lớn, nhưng lại là một khoản đáng kể, bào mòn lợi nhuận vốn đã eo hẹp của các hộ kinh doanh cá thể.
Từ việc quen thuộc với hóa đơn giấy, viết tay hay in ấn đơn giản, nay hộ kinh doanh buộc phải thay đổi toàn bộ quy trình làm việc. Mỗi hóa đơn phát sinh đều phải được lập, ký số và gửi đi theo quy trình điện tử. Việc theo dõi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn cũng phải được thực hiện trên hệ thống, đòi hỏi họ phải bỏ công sức và thời gian đáng kể để làm quen và thích nghi. Áp lực tuân thủ các quy định mới, dù cần thiết cho sự minh bạch, lại trở thành gánh nặng tâm lý và thời gian cho những người vốn đã bận rộn với việc kinh doanh hàng ngày.
Mặc dù cơ quan thuế đã có nhiều nỗ lực tuyên truyền, hỗ trợ, nhưng thực tế, sự hỗ trợ chưa thực sự đồng bộ và kịp thời đến từng hộ kinh doanh. Nhiều hộ kinh doanh ở các vùng sâu, vùng xa, hoặc những người không có điều kiện tiếp cận thông tin vẫn còn mơ hồ về quy định mới. Trong quá trình "tự bơi" làm quen với hệ thống, nguy cơ xảy ra sai sót trong việc lập hóa đơn, truyền dữ liệu là rất cao. Những sai sót này, dù nhỏ, có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế xử phạt, gây thêm thiệt hại và tâm lý lo lắng cho hộ kinh doanh.
Việc không còn được xuất file XML và nộp thủ công là một phần của xu thế số hóa tất yếu, nhưng để quy định này thực sự đi vào đời sống một cách hiệu quả và ít gây xáo trộn nhất, cần có sự quan tâm, hỗ trợ thực chất và toàn diện hơn nữa từ phía Nhà nước và các đơn vị liên quan, giúp các hộ kinh doanh vững vàng hơn trên chặng đường chuyển đổi số. #hộkinhdoanhthuếbhxh
