Hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã vì sai MST: Hủy hay điều chỉnh?

[Nghỉ Mất Sức]

Chào cả nhà, em muốn nhờ mọi ng chỉ giáo chút ạ!

Em có xuất 1 hd dịch vụ cho cá nhân nhưng em nhập sai định dạng của mst. Em xuất xong thì thấy trên phần mềm thông báo hd đó KO ĐC CQUAN THUẾ CHẤP NHẬN, và KO ĐC CẤP MÃ. Mọi ng cho em hỏi hd này em có đc hủy ko, hay là phải lập hd điều chỉnh ạ?

Em xin cám ơn nhiều ạ!

Trả lời
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế và kế toán, tôi xin giải đáp thắc mắc của bạn về hóa đơn điện tử bị sai MST như sau:

Hiện tại, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, bạn không còn được phép hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sai, ngay cả khi hóa đơn đó chưa được cơ quan thuế cấp mã. Thay vào đó, bạn sẽ phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục sai sót.

Cụ thể, tình huống của bạn là hóa đơn dịch vụ xuất cho cá nhân nhưng nhập sai mã số thuế, khiến hóa đơn không được cấp mã. Bạn sẽ cần làm theo các bước sau:

Đầu tiên, bạn hãy liên hệ ngay với người mua (cá nhân đã nhận dịch vụ) để thông báo về việc hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế. Trong trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, bạn chỉ cần thông báo cho họ qua các kênh liên lạc thông thường như điện thoại, email, hoặc thậm chí là thông báo công khai trên website của bạn (nếu có). Bạn không cần phải lập văn bản thỏa thuận như đối với doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế.

Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của mình để lập một hóa đơn mới để thay thế hoặc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trong tình huống sai mã số thuế, việc lập hóa đơn thay thế thường là lựa chọn phổ biến và rõ ràng hơn. Khi lập hóa đơn này, bạn cần đảm bảo rằng mã số thuế của cá nhân người mua đã được nhập chính xác. Trên hóa đơn mới này, bạn phải ghi rõ dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm" (hoặc "Điều chỉnh cho hóa đơn..." nếu bạn chọn phương án điều chỉnh), kèm theo thông tin chi tiết của hóa đơn gốc bị sai.

Sau khi hóa đơn thay thế (hoặc điều chỉnh) được lập thành công và gửi lên cơ quan thuế, bạn cần gửi bản hóa đơn này cho người mua. Phần mềm hóa đơn điện tử thường sẽ hỗ trợ bạn thực hiện việc này một cách tự động.

Cuối cùng, bạn sẽ thực hiện kê khai thuế GTGT theo đúng quy định. Vì sai sót chỉ liên quan đến mã số thuế mà không ảnh hưởng đến số tiền hay các chỉ tiêu thuế khác, việc này thường không làm thay đổi nghĩa vụ thuế của bạn, nhưng đảm bảo thông tin khớp đúng trên hệ thống.

Hy vọng những hướng dẫn này đã giúp bạn hình dung rõ ràng các bước cần thực hiện. Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, đừng ngần ngại hỏi thêm nhé!