Đoạn Video
Ảnh
Không Màng Thế Sự
Thành viên nổi tiếng
Nội dung dưới đây tập trung vào việc rà soát, chuẩn bị hồ sơ phục vụ quyết toán và kiểm tra thuế đối với kỳ tính thuế năm 2026.
Đối với các kỳ tính thuế trước, cách thức rà soát hồ sơ về cơ bản vẫn tương tự. Tuy nhiên, cần căn cứ đúng quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
PHẦN I. RÀ SOÁT VÀ CHUẨN BỊ HỒ SƠ
BƯỚC 1: XUẤT DỮ LIỆU KẾ TOÁN RA EXCEL
Tối thiểu nên có:
- Bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản.
- Công nợ 131, 331.
- Tiền mặt 111, tiền gửi 112.
- Hàng tồn kho 152, 153, 155, 156.
- Tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
- Doanh thu 511, giá vốn 632.
- Chi phí 641, 642, 635.
- Thu nhập, chi phí khác 711, 811.
- Các tài khoản 138, 338 và tài khoản có số dư, phát sinh bất thường.
Đừng chỉ xuất PDF.
Excel giúp lọc, đối chiếu và giải trình nhanh hơn rất nhiều.
Trong quá trình rà soát, chỉ cần lọc sổ cái và số liệu chi tiết của một số tài khoản trọng yếu đã có thể nhận diện nhiều khoản chênh lệch, bất thường hoặc nội dung cần doanh nghiệp giải trình.
BƯỚC 2: ĐỐI CHIẾU SỔ KẾ TOÁN VỚI HỒ SƠ KHAI THUẾ
Đối chiếu:
- Doanh thu TK 511 với hóa đơn điện tử, tờ khai GTGT và quyết toán TNDN.
- Thuế GTGT đầu vào TK 133 với hóa đơn mua vào và hồ sơ khai thuế GTGT.
- Tiền lương, TK 334 với hồ sơ lao động và quyết toán TNCN.
- TSCĐ, TK 211 với bảng khấu hao, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
- Hàng tồn kho, bảng nhập xuất tồn, TK 152, 155, 156 với giá vốn TK 632.
- Công nợ TK 131, 331 với hợp đồng và chứng từ thanh toán.
Nếu lệch thì phải biết lệch vì sao.
Đừng để đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình mới phát hiện doanh thu trên sổ kế toán không khớp với dữ liệu hóa đơn hoặc hồ sơ khai thuế.
Lúc đó câu:
“Ủa, số liệu khác hả?”
Thường không giúp giải quyết được vấn đề.
BƯỚC 3: RÀ SOÁT THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
Bỏ tư duy cũ:
“Hóa đơn trên 20 triệu mới cần chuyển khoản.”
Theo quy định hiện hành về thuế GTGT và thuế TNDN, kế toán cần đặc biệt rà soát các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Nên lọc riêng:
- Ngày thanh toán.
- Số tiền.
- Tài khoản thanh toán.
- Người nhận tiền.
- Nội dung chuyển khoản.
- Hóa đơn tương ứng.
- Hợp đồng.
- Hồ sơ bù trừ, cấn trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba.
Đặc biệt lưu ý trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán.
Đừng chia hóa đơn 4,9 triệu đồng rồi nghĩ rằng từng hóa đơn đều dưới 5 triệu là xong.
Dữ liệu biết cộng.
Excel cũng biết cộng.
BƯỚC 4: RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Từ ngày 01/7/2026, cần cập nhật Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lập riêng danh sách:
- Hóa đơn sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn thay thế
- Hàng bán bị trả lại.
- Giảm giá
- Hóa đơn sai thời điểm.
- Hóa đơn chưa được cấp mã.
- Hóa đơn chênh lệch với số liệu kê khai.
Không phải cứ hóa đơn sai là “hủy”.
Không phải trường hợp nào cũng xử lý điều chỉnh hoặc thay thế giống nhau.
Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần lưu ý quy định xử lý sai sót riêng.
Nên làm một file Excel theo dõi gồm:
Số hóa đơn – ngày hóa đơn – nội dung sai – hình thức xử lý – hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế – kỳ kê khai – ghi chú.
Làm từ đầu thì nhẹ.
Đợi đến khi kiểm tra mới lục email tìm hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế thì có khi phải pha cà phê bình 5 lít.
BƯỚC 5: RÀ SOÁT CÔNG NỢ
Lọc riêng:
- Công nợ phải thu, phải trả lâu năm.
- Khách hàng ứng trước.
- Người mua trả tiền trước.
- Trả trước người bán.
- Công nợ với cá nhân.
- Công nợ với giám đốc, cổ đông, thành viên góp vốn.
- TK 138, 338 có số dư lớn hoặc treo lâu.
Chuẩn bị hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, hồ sơ giao nhận, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh lý do chưa thu hoặc chưa trả.
Đừng nghĩ “treo lâu thì cứ treo”.
Một khoản công nợ nằm 5 đến 7 năm, không đối chiếu, không xác nhận, không thanh toán, đối tượng còn hoạt động hay không cũng không xác định được thì chắc chắn là nội dung cần rà soát và giải trình.
BƯỚC 6: RÀ SOÁT TIỀN LƯƠNG VÀ THUẾ TNCN
Chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động, phụ lục.
- Hồ sơ người lao động.
- Bảng chấm công, bảng lương.
- Chứng từ chi trả.
- Quy chế lương, thưởng.
- Quyết định thưởng.
- Hồ sơ phụ cấp.
- Hồ sơ người phụ thuộc.
- Hồ sơ khấu trừ và quyết toán TNCN.
Từ ngày 01/7/2026 cần cập nhật Luật Thuế TNCN năm 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Ngưỡng khấu trừ 10% đối với khoản tiền công, tiền thù lao và các khoản chi thuộc trường hợp áp dụng khấu trừ 10% đã được nâng từ 02 triệu đồng lên từ 05 triệu đồng/lần chi trả.
Đừng bê nguyên bài cũ “2 triệu đồng/lần” áp dụng cho thời kỳ mới nữa nha.
Và nhớ:
Có bảng lương chưa chắc là xong.
Doanh nghiệp còn phải chứng minh được người lao động thực tế làm việc, vị trí công việc, nội dung công việc và mối liên hệ của khoản chi với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu hỏi:
“Người này làm công việc gì?”
“Dạ nhân viên.”
“Nhân viên gì?”
“Dạ… nhân viên công ty.”
Thì hồ sơ vẫn còn hơi mệt đó.
BƯỚC 7: RÀ SOÁT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Kiểm tra:
- Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
- Biên bản giao nhận.
- Hồ sơ đưa tài sản vào sử dụng.
- Bảng khấu hao, phân bổ.
- Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng.
- Hồ sơ thanh lý, nhượng bán.
- Quan trọng nhất là trả lời được:
- Tài sản có thực tế tồn tại không?
- Đang ở đâu?
- Ai quản lý, sử dụng?
- Phục vụ hoạt động gì?
Đặc biệt cần bảo đảm tính thống nhất giữa việc xác định mục đích sử dụng tài sản và các khoản chi phí liên quan.
Trường hợp doanh nghiệp tự loại chi phí khấu hao vì xác định tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay lốp hoặc thay thế phụ tùng của chính tài sản đó lại đưa toàn bộ vào chi phí được trừ thì cần rà soát lại.
Lúc khấu hao thì không phục vụ kinh doanh.
Tới lúc sửa chữa thì lại phục vụ kinh doanh.
Hai cách xác định này đang hơi khó ngồi chung một bàn.
BƯỚC 8: RÀ SOÁT CHI PHÍ XĂNG DẦU, VẬN CHUYỂN
Chuẩn bị:
- Danh sách phương tiện.
- Giấy đăng ký xe.
- Hợp đồng thuê, mượn xe.
- Phiếu điều xe, lịch trình.
- Định mức nhiên liệu.
- Hồ sơ vận chuyển.
- Hóa đơn xăng dầu.
- Bảng theo dõi nhiên liệu theo từng xe.
Đừng gom toàn bộ hóa đơn xăng dầu rồi hạch toán Nợ TK 642/Có TK 111.
Xong.
Một xe tải nhỏ mà một lần mua 5 đến 8 triệu đồng tiền dầu, doanh nghiệp không xác định được dầu sử dụng cho xe nào, không theo dõi nhiên liệu và không có hồ sơ vận chuyển thì việc giải trình sẽ rất khó.
Nhất là khi cùng thời điểm vẫn có nhiều hóa đơn từ 500 đến 700 nghìn đồng phù hợp với việc đổ nhiên liệu trực tiếp cho phương tiện.
Có hóa đơn chưa chắc đã đủ.
Doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
BƯỚC 9: DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG – CÔNG TRÌNH NÀO RA CÔNG TRÌNH ĐÓ
Mỗi công trình nên có một bộ hồ sơ riêng:
- Hợp đồng, phụ lục.
- Dự toán.
- Hồ sơ giao khoán.
- Hồ sơ nghiệm thu, khối lượng.
- Biên bản bàn giao.
- Hồ sơ thanh toán.
- Hóa đơn đầu ra.
- Bảng tập hợp chi phí.
- Chi tiết vật tư, nhân công.
- Chi phí máy thi công.
- Chi phí chung phân bổ.
Đối chiếu:
- Vật tư với dự toán và khối lượng nghiệm thu.
- Nhân công với khối lượng thi công.
- Máy thi công với công trình sử dụng.
- Xăng dầu với phương tiện, máy móc.
- Doanh thu, hóa đơn với thời điểm hoàn thành, nghiệm thu theo quy định.
Đã đến thời điểm phải lập hóa đơn thì đừng lấy lý do:
“Chủ đầu tư chưa trả tiền nên chưa xuất hóa đơn.”
Chủ đầu tư chưa thanh toán là câu chuyện công nợ.
Thời điểm lập hóa đơn là câu chuyện hóa đơn.
Hai việc này không nên ngồi chờ nhau.
BƯỚC 10: KIỂM TRA HÀNG TỒN KHO
Đối chiếu:
- Sổ kho.
- Bảng nhập xuất tồn.
- TK 152, 155, 156.
- Giá vốn TK 632.
- Hóa đơn mua vào.
- Hóa đơn bán ra.
- Kết quả kiểm kê thực tế.
Nếu tồn kho trên sổ rất lớn nhưng thực tế không còn hàng thì phải xác định nguyên nhân.
Thiếu hay thừa hàng đều phải kiểm kê, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo đúng bản chất nghiệp vụ.
Đừng đợi đến khi kiểm tra mới “cân kho bằng Excel”.
Excel cân được số.
Xi măng có hạn sử dụng 3-6 tháng nên đừng cân cả 100 tấn xi măng mà tồn 2-3 năm nhá.
BƯỚC 11: RÀ SOÁT CHI PHÍ THUẾ TNDN VÀ GIAO DỊCH LIÊN KẾT
Theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết, nên rà soát:
- Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí thiếu hóa đơn, chứng từ.
- Khoản thanh toán không đáp ứng điều kiện.
- Tiền lương, tiền công.
- Khấu hao.
- Chi phí lãi vay.
- Giao dịch liên kết.
- Chi phí trích trước.
- Các khoản phạt.
- Chi phí cá nhân đưa vào công ty.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản.
- Chi phí xăng dầu bất thường.
- Vật tư, hàng hóa không chứng minh được việc sử dụng.
Đặc biệt, doanh nghiệp có vay, cho vay hoặc giao dịch với các bên thuộc trường hợp có quan hệ liên kết thì cần rà soát từ đầu nghĩa vụ kê khai, hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết và chi phí lãi vay theo quy định.
Đừng chờ đến khi kiểm tra mới hỏi:
“Ủa, công ty em có giao dịch liên kết hả?”
Nên lập một bảng theo dõi gồm:
Khoản chi – tài khoản – số tiền – hồ sơ hiện có – rủi ro – hướng xử lý.
Đừng chờ cơ quan thuế lập bảng giúp.
Vì bảng của cơ quan thuế thường có thêm một cột doanh nghiệp không thích lắm:
“Số tiền đề nghị xử lý.”
BƯỚC 12: KIỂM TRA CHUYỂN LỖ
Theo dõi số lỗ theo từng năm.
Lỗ được chuyển toàn bộ và liên tục vào thu nhập chịu thuế của những năm tiếp theo. Thời gian chuyển lỗ không quá 05 năm tính từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ.
Ví dụ, lỗ năm 2022 thì thời gian chuyển lỗ được theo dõi từ năm 2023.
Không phải thích năm nào chuyển thì chuyển.
Nếu cơ quan có thẩm quyền xác định lại số lỗ thì phải cập nhật số lỗ được chuyển theo kết luận, quyết định và thời hạn chuyển lỗ theo quy định.
PHẦN II. TRƯỚC KHI ĐOÀN KIỂM TRA LÀM VIỆC
Trước khi đoàn kiểm tra làm việc, doanh nghiệp nên:
- Tự kiểm tra dữ liệu trước.
- Lập danh sách các khoản chênh lệch.
- Phân loại hồ sơ theo từng năm, từng sắc thuế.
- Công trình nào ra công trình đó.
- Tài sản nào ra tài sản đó.
- Công nợ lớn có hồ sơ riêng.
- Hóa đơn sai sót có bảng theo dõi.
- Chi phí bất thường phải chuẩn bị hồ sơ và nội dung giải trình.
Rà soát thông tin đăng ký thuế theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
Rà soát hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tự đánh giá các dấu hiệu bất thường trong dữ liệu kê khai, hóa đơn, doanh thu, chi phí, hoàn thuế và các giao dịch có rủi ro.
Đừng nghĩ quản lý rủi ro theo Thông tư 94/2026/TT-BTC chỉ là câu chuyện của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp tự nhìn số liệu của mình trước thì vẫn hơn.
Và đặc biệt:
KHÔNG TỰ Ý “CHẾ” HỒ SƠ SAU KHI NHẬN QUYẾT ĐỊNH KIỂM TRA.
Hợp đồng ký tháng 3.
Biên bản giao xe tháng 2.
Định mức ban hành tháng 8 nhưng áp dụng từ tháng 1.
Người ký biên bản thì tháng đó chưa vào công ty.
Hồ sơ càng bổ sung mà ngày tháng, người ký và nội dung càng không thống nhất với dữ liệu thực tế thì rủi ro càng tăng.
Nếu phát hiện sai, phải xác định đúng phương án xử lý.
Theo quy định về quản lý thuế, việc khai bổ sung phải xem xét thời hạn, kỳ thuế có sai sót, sắc thuế bị ảnh hưởng và tình trạng kiểm tra, thanh tra.
Đừng áp dụng máy móc:
“Sai thì cứ khai bổ sung.”
Phải xem:
Sai nội dung gì?
Sai kỳ nào?
Ảnh hưởng sắc thuế nào?
Đã có quyết định kiểm tra chưa?
Quyết định đã được công bố chưa?
Và trường hợp đó pháp luật quy định xử lý như thế nào?
PHẦN III. SAU KIỂM TRA THUẾ, KẾ TOÁN PHẢI LÀM GÌ?
Đừng nhận quyết định xử lý xong rồi cất tủ.
Phải rà soát:
- Số thuế truy thu.
- Tiền chậm nộp.
- Tiền phạt.
- Thuế GTGT đầu vào bị điều chỉnh giảm.
- Chi phí TNDN bị loại.
- Số lỗ được xác định lại.
- Hàng tồn kho.
- Công nợ.
- Tài sản, khấu hao.
- Các chỉ tiêu kế toán bị ảnh hưởng.
Sau đó thực hiện nghĩa vụ thuế và xử lý số liệu kế toán theo kết luận, quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Nhớ một điều rất quan trọng:
Một khoản chi bị loại khi tính thuế TNDN không đồng nghĩa với việc cứ thế xóa khoản chi đó khỏi sổ kế toán.
KẾ TOÁN VÀ THUẾ CÓ LIÊN QUAN NHƯNG KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG GIỐNG NHAU NHA.
Cuối cùng.
Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ khi kiểm tra thuế có thể gói gọn trong một câu:
Đừng cố làm hồ sơ “đẹp” trước ngày kiểm tra.
Hãy làm sao để hồ sơ phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
Một bộ hồ sơ có thể viết lại.
Một file Excel có thể chỉnh.
Nhưng khi hóa đơn điện tử, dòng tiền, kê khai thuế, công nợ, hàng tồn kho và dữ liệu các bên liên quan đã nằm trên nhiều hệ thống thì câu:
“Bên em làm vậy từ trước giờ.”
Không phải là căn cứ pháp lý đâu nha.
CĂN CỨ THAM KHẢO CẬP NHẬT
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế.
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản có liên quan.
- Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP
- Luật Thuế TNCN năm 2025
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết.
- Thông tư 94/2026/TT-BTC về quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
- Các quy định pháp luật kế toán và văn bản có liên quan.
Đối với các kỳ tính thuế trước, cách thức rà soát hồ sơ về cơ bản vẫn tương tự. Tuy nhiên, cần căn cứ đúng quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
PHẦN I. RÀ SOÁT VÀ CHUẨN BỊ HỒ SƠ
BƯỚC 1: XUẤT DỮ LIỆU KẾ TOÁN RA EXCEL
Tối thiểu nên có:
- Bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản.
- Công nợ 131, 331.
- Tiền mặt 111, tiền gửi 112.
- Hàng tồn kho 152, 153, 155, 156.
- Tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
- Doanh thu 511, giá vốn 632.
- Chi phí 641, 642, 635.
- Thu nhập, chi phí khác 711, 811.
- Các tài khoản 138, 338 và tài khoản có số dư, phát sinh bất thường.
Đừng chỉ xuất PDF.
Excel giúp lọc, đối chiếu và giải trình nhanh hơn rất nhiều.
Trong quá trình rà soát, chỉ cần lọc sổ cái và số liệu chi tiết của một số tài khoản trọng yếu đã có thể nhận diện nhiều khoản chênh lệch, bất thường hoặc nội dung cần doanh nghiệp giải trình.
BƯỚC 2: ĐỐI CHIẾU SỔ KẾ TOÁN VỚI HỒ SƠ KHAI THUẾ
Đối chiếu:
- Doanh thu TK 511 với hóa đơn điện tử, tờ khai GTGT và quyết toán TNDN.
- Thuế GTGT đầu vào TK 133 với hóa đơn mua vào và hồ sơ khai thuế GTGT.
- Tiền lương, TK 334 với hồ sơ lao động và quyết toán TNCN.
- TSCĐ, TK 211 với bảng khấu hao, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
- Hàng tồn kho, bảng nhập xuất tồn, TK 152, 155, 156 với giá vốn TK 632.
- Công nợ TK 131, 331 với hợp đồng và chứng từ thanh toán.
Nếu lệch thì phải biết lệch vì sao.
Đừng để đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình mới phát hiện doanh thu trên sổ kế toán không khớp với dữ liệu hóa đơn hoặc hồ sơ khai thuế.
Lúc đó câu:
“Ủa, số liệu khác hả?”
Thường không giúp giải quyết được vấn đề.
BƯỚC 3: RÀ SOÁT THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
Bỏ tư duy cũ:
“Hóa đơn trên 20 triệu mới cần chuyển khoản.”
Theo quy định hiện hành về thuế GTGT và thuế TNDN, kế toán cần đặc biệt rà soát các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Nên lọc riêng:
- Ngày thanh toán.
- Số tiền.
- Tài khoản thanh toán.
- Người nhận tiền.
- Nội dung chuyển khoản.
- Hóa đơn tương ứng.
- Hợp đồng.
- Hồ sơ bù trừ, cấn trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba.
Đặc biệt lưu ý trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán.
Đừng chia hóa đơn 4,9 triệu đồng rồi nghĩ rằng từng hóa đơn đều dưới 5 triệu là xong.
Dữ liệu biết cộng.
Excel cũng biết cộng.
BƯỚC 4: RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Từ ngày 01/7/2026, cần cập nhật Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lập riêng danh sách:
- Hóa đơn sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn thay thế
- Hàng bán bị trả lại.
- Giảm giá
- Hóa đơn sai thời điểm.
- Hóa đơn chưa được cấp mã.
- Hóa đơn chênh lệch với số liệu kê khai.
Không phải cứ hóa đơn sai là “hủy”.
Không phải trường hợp nào cũng xử lý điều chỉnh hoặc thay thế giống nhau.
Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần lưu ý quy định xử lý sai sót riêng.
Nên làm một file Excel theo dõi gồm:
Số hóa đơn – ngày hóa đơn – nội dung sai – hình thức xử lý – hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế – kỳ kê khai – ghi chú.
Làm từ đầu thì nhẹ.
Đợi đến khi kiểm tra mới lục email tìm hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế thì có khi phải pha cà phê bình 5 lít.
BƯỚC 5: RÀ SOÁT CÔNG NỢ
Lọc riêng:
- Công nợ phải thu, phải trả lâu năm.
- Khách hàng ứng trước.
- Người mua trả tiền trước.
- Trả trước người bán.
- Công nợ với cá nhân.
- Công nợ với giám đốc, cổ đông, thành viên góp vốn.
- TK 138, 338 có số dư lớn hoặc treo lâu.
Chuẩn bị hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, hồ sơ giao nhận, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và tài liệu chứng minh lý do chưa thu hoặc chưa trả.
Đừng nghĩ “treo lâu thì cứ treo”.
Một khoản công nợ nằm 5 đến 7 năm, không đối chiếu, không xác nhận, không thanh toán, đối tượng còn hoạt động hay không cũng không xác định được thì chắc chắn là nội dung cần rà soát và giải trình.
BƯỚC 6: RÀ SOÁT TIỀN LƯƠNG VÀ THUẾ TNCN
Chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động, phụ lục.
- Hồ sơ người lao động.
- Bảng chấm công, bảng lương.
- Chứng từ chi trả.
- Quy chế lương, thưởng.
- Quyết định thưởng.
- Hồ sơ phụ cấp.
- Hồ sơ người phụ thuộc.
- Hồ sơ khấu trừ và quyết toán TNCN.
Từ ngày 01/7/2026 cần cập nhật Luật Thuế TNCN năm 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Ngưỡng khấu trừ 10% đối với khoản tiền công, tiền thù lao và các khoản chi thuộc trường hợp áp dụng khấu trừ 10% đã được nâng từ 02 triệu đồng lên từ 05 triệu đồng/lần chi trả.
Đừng bê nguyên bài cũ “2 triệu đồng/lần” áp dụng cho thời kỳ mới nữa nha.
Và nhớ:
Có bảng lương chưa chắc là xong.
Doanh nghiệp còn phải chứng minh được người lao động thực tế làm việc, vị trí công việc, nội dung công việc và mối liên hệ của khoản chi với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu hỏi:
“Người này làm công việc gì?”
“Dạ nhân viên.”
“Nhân viên gì?”
“Dạ… nhân viên công ty.”
Thì hồ sơ vẫn còn hơi mệt đó.
BƯỚC 7: RÀ SOÁT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Kiểm tra:
- Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
- Biên bản giao nhận.
- Hồ sơ đưa tài sản vào sử dụng.
- Bảng khấu hao, phân bổ.
- Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng.
- Hồ sơ thanh lý, nhượng bán.
- Quan trọng nhất là trả lời được:
- Tài sản có thực tế tồn tại không?
- Đang ở đâu?
- Ai quản lý, sử dụng?
- Phục vụ hoạt động gì?
Đặc biệt cần bảo đảm tính thống nhất giữa việc xác định mục đích sử dụng tài sản và các khoản chi phí liên quan.
Trường hợp doanh nghiệp tự loại chi phí khấu hao vì xác định tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay lốp hoặc thay thế phụ tùng của chính tài sản đó lại đưa toàn bộ vào chi phí được trừ thì cần rà soát lại.
Lúc khấu hao thì không phục vụ kinh doanh.
Tới lúc sửa chữa thì lại phục vụ kinh doanh.
Hai cách xác định này đang hơi khó ngồi chung một bàn.
BƯỚC 8: RÀ SOÁT CHI PHÍ XĂNG DẦU, VẬN CHUYỂN
Chuẩn bị:
- Danh sách phương tiện.
- Giấy đăng ký xe.
- Hợp đồng thuê, mượn xe.
- Phiếu điều xe, lịch trình.
- Định mức nhiên liệu.
- Hồ sơ vận chuyển.
- Hóa đơn xăng dầu.
- Bảng theo dõi nhiên liệu theo từng xe.
Đừng gom toàn bộ hóa đơn xăng dầu rồi hạch toán Nợ TK 642/Có TK 111.
Xong.
Một xe tải nhỏ mà một lần mua 5 đến 8 triệu đồng tiền dầu, doanh nghiệp không xác định được dầu sử dụng cho xe nào, không theo dõi nhiên liệu và không có hồ sơ vận chuyển thì việc giải trình sẽ rất khó.
Nhất là khi cùng thời điểm vẫn có nhiều hóa đơn từ 500 đến 700 nghìn đồng phù hợp với việc đổ nhiên liệu trực tiếp cho phương tiện.
Có hóa đơn chưa chắc đã đủ.
Doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
BƯỚC 9: DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG – CÔNG TRÌNH NÀO RA CÔNG TRÌNH ĐÓ
Mỗi công trình nên có một bộ hồ sơ riêng:
- Hợp đồng, phụ lục.
- Dự toán.
- Hồ sơ giao khoán.
- Hồ sơ nghiệm thu, khối lượng.
- Biên bản bàn giao.
- Hồ sơ thanh toán.
- Hóa đơn đầu ra.
- Bảng tập hợp chi phí.
- Chi tiết vật tư, nhân công.
- Chi phí máy thi công.
- Chi phí chung phân bổ.
Đối chiếu:
- Vật tư với dự toán và khối lượng nghiệm thu.
- Nhân công với khối lượng thi công.
- Máy thi công với công trình sử dụng.
- Xăng dầu với phương tiện, máy móc.
- Doanh thu, hóa đơn với thời điểm hoàn thành, nghiệm thu theo quy định.
Đã đến thời điểm phải lập hóa đơn thì đừng lấy lý do:
“Chủ đầu tư chưa trả tiền nên chưa xuất hóa đơn.”
Chủ đầu tư chưa thanh toán là câu chuyện công nợ.
Thời điểm lập hóa đơn là câu chuyện hóa đơn.
Hai việc này không nên ngồi chờ nhau.
BƯỚC 10: KIỂM TRA HÀNG TỒN KHO
Đối chiếu:
- Sổ kho.
- Bảng nhập xuất tồn.
- TK 152, 155, 156.
- Giá vốn TK 632.
- Hóa đơn mua vào.
- Hóa đơn bán ra.
- Kết quả kiểm kê thực tế.
Nếu tồn kho trên sổ rất lớn nhưng thực tế không còn hàng thì phải xác định nguyên nhân.
Thiếu hay thừa hàng đều phải kiểm kê, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo đúng bản chất nghiệp vụ.
Đừng đợi đến khi kiểm tra mới “cân kho bằng Excel”.
Excel cân được số.
Xi măng có hạn sử dụng 3-6 tháng nên đừng cân cả 100 tấn xi măng mà tồn 2-3 năm nhá.
BƯỚC 11: RÀ SOÁT CHI PHÍ THUẾ TNDN VÀ GIAO DỊCH LIÊN KẾT
Theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết, nên rà soát:
- Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chi phí thiếu hóa đơn, chứng từ.
- Khoản thanh toán không đáp ứng điều kiện.
- Tiền lương, tiền công.
- Khấu hao.
- Chi phí lãi vay.
- Giao dịch liên kết.
- Chi phí trích trước.
- Các khoản phạt.
- Chi phí cá nhân đưa vào công ty.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản.
- Chi phí xăng dầu bất thường.
- Vật tư, hàng hóa không chứng minh được việc sử dụng.
Đặc biệt, doanh nghiệp có vay, cho vay hoặc giao dịch với các bên thuộc trường hợp có quan hệ liên kết thì cần rà soát từ đầu nghĩa vụ kê khai, hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết và chi phí lãi vay theo quy định.
Đừng chờ đến khi kiểm tra mới hỏi:
“Ủa, công ty em có giao dịch liên kết hả?”
Nên lập một bảng theo dõi gồm:
Khoản chi – tài khoản – số tiền – hồ sơ hiện có – rủi ro – hướng xử lý.
Đừng chờ cơ quan thuế lập bảng giúp.
Vì bảng của cơ quan thuế thường có thêm một cột doanh nghiệp không thích lắm:
“Số tiền đề nghị xử lý.”
BƯỚC 12: KIỂM TRA CHUYỂN LỖ
Theo dõi số lỗ theo từng năm.
Lỗ được chuyển toàn bộ và liên tục vào thu nhập chịu thuế của những năm tiếp theo. Thời gian chuyển lỗ không quá 05 năm tính từ năm tiếp theo năm phát sinh lỗ.
Ví dụ, lỗ năm 2022 thì thời gian chuyển lỗ được theo dõi từ năm 2023.
Không phải thích năm nào chuyển thì chuyển.
Nếu cơ quan có thẩm quyền xác định lại số lỗ thì phải cập nhật số lỗ được chuyển theo kết luận, quyết định và thời hạn chuyển lỗ theo quy định.
PHẦN II. TRƯỚC KHI ĐOÀN KIỂM TRA LÀM VIỆC
Trước khi đoàn kiểm tra làm việc, doanh nghiệp nên:
- Tự kiểm tra dữ liệu trước.
- Lập danh sách các khoản chênh lệch.
- Phân loại hồ sơ theo từng năm, từng sắc thuế.
- Công trình nào ra công trình đó.
- Tài sản nào ra tài sản đó.
- Công nợ lớn có hồ sơ riêng.
- Hóa đơn sai sót có bảng theo dõi.
- Chi phí bất thường phải chuẩn bị hồ sơ và nội dung giải trình.
Rà soát thông tin đăng ký thuế theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
Rà soát hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tự đánh giá các dấu hiệu bất thường trong dữ liệu kê khai, hóa đơn, doanh thu, chi phí, hoàn thuế và các giao dịch có rủi ro.
Đừng nghĩ quản lý rủi ro theo Thông tư 94/2026/TT-BTC chỉ là câu chuyện của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp tự nhìn số liệu của mình trước thì vẫn hơn.
Và đặc biệt:
KHÔNG TỰ Ý “CHẾ” HỒ SƠ SAU KHI NHẬN QUYẾT ĐỊNH KIỂM TRA.
Hợp đồng ký tháng 3.
Biên bản giao xe tháng 2.
Định mức ban hành tháng 8 nhưng áp dụng từ tháng 1.
Người ký biên bản thì tháng đó chưa vào công ty.
Hồ sơ càng bổ sung mà ngày tháng, người ký và nội dung càng không thống nhất với dữ liệu thực tế thì rủi ro càng tăng.
Nếu phát hiện sai, phải xác định đúng phương án xử lý.
Theo quy định về quản lý thuế, việc khai bổ sung phải xem xét thời hạn, kỳ thuế có sai sót, sắc thuế bị ảnh hưởng và tình trạng kiểm tra, thanh tra.
Đừng áp dụng máy móc:
“Sai thì cứ khai bổ sung.”
Phải xem:
Sai nội dung gì?
Sai kỳ nào?
Ảnh hưởng sắc thuế nào?
Đã có quyết định kiểm tra chưa?
Quyết định đã được công bố chưa?
Và trường hợp đó pháp luật quy định xử lý như thế nào?
PHẦN III. SAU KIỂM TRA THUẾ, KẾ TOÁN PHẢI LÀM GÌ?
Đừng nhận quyết định xử lý xong rồi cất tủ.
Phải rà soát:
- Số thuế truy thu.
- Tiền chậm nộp.
- Tiền phạt.
- Thuế GTGT đầu vào bị điều chỉnh giảm.
- Chi phí TNDN bị loại.
- Số lỗ được xác định lại.
- Hàng tồn kho.
- Công nợ.
- Tài sản, khấu hao.
- Các chỉ tiêu kế toán bị ảnh hưởng.
Sau đó thực hiện nghĩa vụ thuế và xử lý số liệu kế toán theo kết luận, quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Nhớ một điều rất quan trọng:
Một khoản chi bị loại khi tính thuế TNDN không đồng nghĩa với việc cứ thế xóa khoản chi đó khỏi sổ kế toán.
KẾ TOÁN VÀ THUẾ CÓ LIÊN QUAN NHƯNG KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG GIỐNG NHAU NHA.
Cuối cùng.
Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ khi kiểm tra thuế có thể gói gọn trong một câu:
Đừng cố làm hồ sơ “đẹp” trước ngày kiểm tra.
Hãy làm sao để hồ sơ phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
Một bộ hồ sơ có thể viết lại.
Một file Excel có thể chỉnh.
Nhưng khi hóa đơn điện tử, dòng tiền, kê khai thuế, công nợ, hàng tồn kho và dữ liệu các bên liên quan đã nằm trên nhiều hệ thống thì câu:
“Bên em làm vậy từ trước giờ.”
Không phải là căn cứ pháp lý đâu nha.
CĂN CỨ THAM KHẢO CẬP NHẬT
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế.
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các văn bản có liên quan.
- Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP
- Luật Thuế TNCN năm 2025
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết.
- Thông tư 94/2026/TT-BTC về quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
- Các quy định pháp luật kế toán và văn bản có liên quan.
